Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Pysyvä Isännöinti Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan, verkkosivuston yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeilla sekä Microsoft Bookings -ajanvarauspalvelussa.

Pysyvän isännöintipalveluiden ja asiakasyhtiöiden henkilötietojen käsittelystä annetaan erillinen tietosuoja- ja informaatioaineisto. Pysyvä Isännöinti Oy toimittaa asiakasyhtiöille henkilötietojen käsittelyä koskevan erillisen tietosuojaliitteen varsinaisen isännöintisopimuksen yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Pysyvä Isännöinti Oy Y-tunnus: 3657903-4 Kampinkuju 2 00100 Helsinki

Sähköposti: asiakaspalvelu@pysyva.fi Puhelin: 040 505 2565

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen asiakaspalvelu@pysyva.fi.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme verkkosivuston kautta saatuja henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen

Käsittelemme yhteydenottopyyntöjen yhteydessä annettuja henkilötietoja yhteydenottoon vastaamiseksi, asian hoitamiseksi ja yhteydenpidon mahdollistamiseksi.

Käsittely perustuu pääsääntöisesti Pysyvä Isännöinti Oy:n oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Jos yhteydenotto liittyy sopimuksen tekemiseen tai sen valmisteluun, käsittely voi perustua myös sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Tarjouspyyntöjen käsittely

Käsittelemme tarjouspyynnön yhteydessä annettuja henkilötietoja tarjouspyynnön käsittelemiseksi, tarjouksen laatimiseksi ja mahdollisen sopimussuhteen valmisteluun.

Käsittely perustuu pääsääntöisesti sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Ajanvarausten käsittely

Verkkosivuston kautta voidaan käyttää Microsoft Bookings -ajanvarauspalvelua tapaamisten ja muiden ajanvarausten tekemiseen.

Ajanvarauksen yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi varaajan nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, varauksen ajankohtaa, varauksen aihetta sekä muita ajanvarauksen yhteydessä annettuja tietoja.

Tietoja käsitellään ajanvarauksen tekemiseksi ja hallinnoimiseksi, tapaamisen toteuttamiseksi sekä ajanvarausta koskevien vahvistusten, muutosten, peruutusten ja muistutusten lähettämiseksi.

Käsittely perustuu pääsääntöisesti sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Microsoft Bookings on Microsoft 365 -palvelu. Bookingsissa käsitellyt asiakas- ja ajanvaraustiedot tallennetaan Microsoft 365 -ympäristöön ja Exchange Onlineen. Microsoftin mukaan Bookingsissa voidaan käsitellä esimerkiksi asiakkaan nimeä, yhteystietoja ja ajanvarausta koskevia tietoja.

Verkkosivuston toiminta ja kehittäminen

Käsittelemme verkkosivuston teknisiä tietoja verkkosivuston toiminnan, tietoturvan, käytettävyyden ja kehittämisen varmistamiseksi.

Verkkosivustolla mahdollisesti käytettävä kävijämittaus toteutetaan palvelun teknisen toteutuksen ja käytettyjen asetusten mukaisesti.

Emme tee verkkosivuston kautta kerättyjen henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä tai profilointia, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavan merkittäviä vaikutuksia.

3. Käsiteltävät henkilötiedot ja henkilötietojen lähteet

Yhteydenottopyynnöt

Yhteydenoton yhteydessä voimme käsitellä esimerkiksi:

etu- ja sukunimeä
sähköpostiosoitetta
puhelinnumeroa
taloyhtiön nimeä ja osoitetta
yhteydenoton sisältöä
muita yhteydenoton yhteydessä annettuja tietoja.

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä tämän ottaessa yhteyttä Pysyvään tai täyttäessä yhteydenottolomakkeen.

Tarjouspyynnöt

Tarjouspyynnön yhteydessä voimme käsitellä esimerkiksi:

etu- ja sukunimeä
sähköpostiosoitetta
puhelinnumeroa
taloyhtiön nimeä ja osoitetta
tarjouspyynnön sisältöä
toivottua tarjouksen määräpäivää
tarjouspyynnön yhteydessä toimitettuja liitteitä
muita tarjouspyynnön yhteydessä annettuja tietoja.

Tarjouspyynnön liitteinä voidaan toimittaa esimerkiksi taloyhtiön tilinpäätös, yhtiöjärjestys tai kunnossapitotarveselvitys. Liitteiden tulee sisältää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarjouspyynnön käsittelyn kannalta tarpeellisia.

Ajanvaraukset

Microsoft Bookings -ajanvarauksen yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi:

etu- ja sukunimeä
sähköpostiosoitetta
puhelinnumeroa
varauksen ajankohtaa
valittua palvelua tai tapaamisen aihetta
asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä antamia lisätietoja.

Ajanvaraus voi muodostaa asiakkaalle automaattisesti vahvistus-, muutos-, peruutus- ja muistutusviestejä. Microsoftin mukaan Bookings tallentaa ajanvarauksiin liittyvät asiakastiedot Bookings-palvelun Exchange Online -postilaatikkoon.

Pyydämme, ettei verkkosivuston lomakkeilla tai ajanvarauksen lisätietokentässä toimiteta tarpeettomia henkilötietoja tai erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja.

Verkkosivuston tekniset tiedot

Verkkosivuston teknisen toiminnan yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi:

IP-osoitetta
pyynnön ajankohtaa
selainta ja laitetta koskevia teknisiä tietoja
teknisiä lokitietoja
verkkosivuston käyttöön liittyviä tietoja.

Tietojen tarkka sisältö riippuu verkkosivuston teknisestä toteutuksesta ja käytetyistä palveluista.

4. Henkilötietojen säilytysajat

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötiedoittain ja sen mukaan, mikä on henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.

Pääsääntöisesti sopimussuhteen perusteella kerätyt henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen voimassaoloajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten vaatimusten tai muiden oikeudellisten toimenpiteiden käsittelemiseksi.

Lakisääteisen velvoitteen perusteella käsiteltävät henkilötiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.

Annetut tarjouspyynnöt ja niiden sisältämät henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti enintään kaksi vuotta tarjousprosessin päättymisestä. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää tätä pidempään, jos säilyttämiseen on lakisääteinen peruste tai se on tarpeen esimerkiksi oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos tarjouspyynnön yhteydessä toimitetut tiedot tai asiakirjat muodostavat osan kirjanpitoaineistoa tai muuta lakisääteisesti säilytettävää aineistoa, niitä säilytetään kyseisen lainsäädännön edellyttämän ajan.

Microsoft Bookings -palvelussa käsiteltäviä ajanvaraustietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan ajanvarausten hallintaan, palvelun toteuttamiseen ja niihin liittyvien velvoitteiden hoitamiseen. Ajanvaraustietojen säilyttämiseen sovelletaan lisäksi Microsoft 365- ja Exchange Online -ympäristön tietojen säilyttämistä koskevia käytäntöjä. Microsoftin mukaan Bookingsin asiakas- ja ajanvaraustiedot tallennetaan Bookingsin käyttämään Exchange Online -postilaatikkoon.

Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot säilytetään rahanpesulainsäädännön edellyttämällä tavalla viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Satunnaiseen liiketoimeen liittyvät asiakkaan tuntemistiedot säilytetään viiden vuoden ajan liiketoimen suorittamisesta.

Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään, jos se on tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin tai Pysyvä Isännöinti Oy:n oikeuksien turvaamisen vuoksi tai jos muu lainsäädäntö sitä edellyttää.

5. Evästeet ja kävijämittaus

Verkkosivustolla voidaan käyttää verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä teknisiä ratkaisuja ja evästeitä.

Verkkosivustolla voidaan käyttää myös kävijämittausta verkkosivuston käytön ymmärtämiseksi sekä palvelun kehittämiseksi.

Pysyvän verkkosivuston teknisen toteutuksen yhteydessä käytettävä kävijämittaus on tarkoitettu toteutettavaksi anonyymisti siten, ettei yksittäistä kävijää voida tunnistaa kävijämittaustietojen perusteella.

Mikäli verkkosivustolle otetaan käyttöön sellaisia analytiikka- tai markkinointipalveluita, joiden käyttö edellyttää käyttäjän suostumusta, suostumus pyydetään ennen kyseisten ei-välttämättömien tekniikoiden käyttöä.

Käyttäjä voi lisäksi hallita evästeitä ja niiden käyttöä selaimensa asetuksissa.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Pysyvä Isännöinti Oy:n työntekijät vain siinä laajuudessa kuin se on heidän työtehtäviensä suorittamiseksi tarpeellista.

Verkkosivuston, lomakkeiden, sähköpostipalveluiden, ajanvarausten, verkkosivuston teknisen ylläpidon ja muiden palveluiden toteuttamiseen voidaan käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia. Tällaiset palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja Pysyvä Isännöinti Oy:n lukuun vain siinä määrin kuin se on palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.

Microsoft Bookings -ajanvarauspalvelun osalta henkilötietoja käsitellään Microsoft 365 -ympäristössä ja Exchange Online -palvelussa. Microsoft toimii Pysyvän käyttämien Microsoft 365 -palveluiden osalta henkilötietojen käsittelijänä soveltuvien palveluehtojen ja tietojenkäsittelyliitteen mukaisesti.

Pysyvä Isännöinti Oy huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tehdään tarvittaessa tietosuoja-asetuksen edellyttämä henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei luovutus ole tarpeen palvelun toteuttamiseksi, perustu rekisteröidyn suostumukseen, lakiin tai muuhun soveltuvaan oikeusperusteeseen.

7. Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Pyrimme käyttämään palveluntarjoajia, joiden henkilötietojen käsittely tapahtuu Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella.

Microsoft 365 -palveluiden osalta henkilötietojen käsittelyyn ja mahdollisiin kansainvälisiin tiedonsiirtoihin sovelletaan Microsoftin tuotteiden ja palveluiden tietosuojaliitettä sekä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Jos henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirto toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja että käytössä on asianmukaiset suojatoimet.

8. Henkilötietojen suojaaminen

Pyrimme suojaamaan henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Henkilötietojen käyttöoikeudet rajataan henkilöille ja palveluntarjoajille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä tai sovitun palvelun toteuttamiseksi.

Sähköisiä tietoja suojataan muun muassa käyttöoikeuksien hallinnalla, tunnistautumisella, salasanoilla, tietoliikenteen suojauksella ja muilla kulloinkin tarkoituksenmukaisilla tietoturvatoimenpiteillä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä voi olla tietosuoja-asetuksen perusteella oikeus:

saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja;
saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja jäljennös niistä;
pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista;
pyytää henkilötietojen poistamista lain sallimissa tilanteissa;
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista lain sallimissa tilanteissa;
vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa;
saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa silloin, kun tietojen siirrettävyyden edellytykset täyttyvät;
peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen asiakaspalvelu@pysyva.fi.

Pysyvällä on oikeus pyytää rekisteröidyltä lisätietoja tämän henkilöllisyyden varmistamiseksi, jos se on tarpeen pyynnön käsittelemiseksi ja henkilötietojen suojaamiseksi.

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei sovellettavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

10. Valvontaviranomainen

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Lisätietoja: tietosuoja.fi

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pysyvä Isännöinti Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi verkkosivuston, palveluiden, henkilötietojen käsittelyn tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan tällä verkkosivulla.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.10.2026.